Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Niniejsza polityka prywatności dotyczy serwisu stempelek.co.uk oraz wszelkiej komunikacji prowadzonej w ramach świadczenia usług tłumaczeniowych.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z:

• UK GDPR i UK Data Protection Act 2018 (prawo obowiązujące w Wielkiej Brytanii)
• RODO / GDPR (rozporządzenie UE 2016/679) – w odniesieniu do klientów z terenu Unii Europejskiej
• Ustawą o ochronie danych osobowych (Polska) – w zakresie wymaganym przepisami prawa polskiego

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy wyłącznie dane, które sam/a nam przekazujesz w związku ze zleceniem tłumaczenia lub kontaktem z nami:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu (jeśli podany)
• Adres korespondencyjny (jeśli wymagana wysyłka oryginału)

Treść dokumentów do tłumaczenia

• Skany, zdjęcia lub pliki dokumentów przesłanych w celu wyceny lub realizacji tłumaczenia
• Mogą to być dokumenty zawierające dane wrażliwe (medyczne, prawne, finansowe, dane o stanie cywilnym itp.)

Dane techniczne

• Pliki cookies i dane analityczne (Google Analytics) – po wyrażeniu zgody
• Adres IP i dane przeglądarki – zbierane automatycznie przez serwer i narzędzia analityczne

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania

• Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO/UK GDPR) – wykonanie zamówionego tłumaczenia, komunikacja w trakcie realizacji zlecenia, wysyłka gotowego tłumaczenia.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) – wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej zgodnie z przepisami UK i PL, archiwizacja tłumaczeń przysięgłych zgodnie z wymogami Ministerstwa Sprawiedliwości RP.
• Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) – kontakt w sprawie zlecenia, obrona przed ewentualnymi roszczeniami, poprawa jakości usług.
• Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) – używanie plików cookies analitycznych, przetwarzanie danych wrażliwych zawartych w dokumentach medycznych lub innych dokumentach szczególnej kategorii (art. 9 ust. 2 lit. a).

4. Narzędzia AI i podwykonawcy technologiczni

Jak większość współczesnych tłumaczy, możemy korzystać z narzędzi wspomagających pracę tłumaczeniową, w tym narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Poniżej transparentnie informujemy o możliwych kategoriach narzędzi:

Narzędzia CAT (Computer-Assisted Translation)

• Oprogramowanie wspomagające tłumaczenie (np. pamięci tłumaczeniowe, glossaria) – dane przetwarzane lokalnie lub na szyfrowanych serwerach dostawcy.

Narzędzia AI do wspomagania tłumaczenia

W procesie tłumaczenia możemy korzystać z narzędzi takich jak:

• DeepL (deepl.com) – narzędzie tłumaczeniowe; polityka prywatności: deepl.com/privacy
• ChatGPT / OpenAI – asystent językowy; polityka prywatności: openai.com/privacy
• Claude / Anthropic – asystent językowy; polityka prywatności: anthropic.com/privacy
• Microsoft Copilot / Azure – narzędzia biurowe i językowe; polityka: privacy.microsoft.com

Jeśli nie wyrażasz zgody na korzystanie z narzędzi AI przy Twoim zleceniu, poinformuj nas o tym przed złożeniem zamówienia – zrealizujemy je wyłącznie ręcznie.

Inne narzędzia technologiczne

• Google Analytics – analityka strony (po wyrażeniu zgody na cookies)
• Cloudflare – ochrona serwera i CDN; dane anonimizowane
• Hostinger – hosting strony internetowej
• ProtonMail – bezpieczna poczta e-mail; siedziba w Szwajcarii, objęta Swiss DPA
• WhatsApp (Meta) – komunikacja z klientami; polityka: whatsapp.com/legal/privacy-policy

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Współpracujący tłumacze i korektorzy – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia, zobowiązani do zachowania poufności
• Biuro rachunkowe / księgowy – w zakresie danych niezbędnych do wystawienia faktury i prowadzenia ksiąg
• Poczta Royal Mail / kurierzy (DPD, UPS) – wyłącznie adres dostawy w przypadku wysyłki oryginału tłumaczenia
• Dostawcy narzędzi technologicznych – wymienieni w sekcji 4 niniejszej polityki
• Organy publiczne – wyłącznie gdy wymagają tego przepisy prawa (organy podatkowe HMRC, sądy)

Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani nie udostępniamy Twoich danych w celach marketingowych osobom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza EOG / UK

Część dostawców narzędzi wymienionych w sekcji 4 ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub poza Wielką Brytanią (np. USA). W takich przypadkach:

• Przekazywanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (Standard Contractual Clauses) lub innych mechanizmów uznanych przez ICO (Information Commissioner's Office)
• Dostawcy posiadają certyfikaty bezpieczeństwa i własne polityki prywatności zgodne z przepisami o ochronie danych
• Staramy się minimalizować ilość danych przekazywanych poza obszar UK/EOG

Przetwarzanie danych podczas podróży

Administrator oraz ewentualni podwykonawcy mogą czasowo przebywać i wykonywać zlecenia poza terytorium Wielkiej Brytanii i Europejskiego Obszaru Gospodarczego — np. będąc w podróży służbowej lub prywatnej, bądź pracując zdalnie z krajów trzecich. W takich przypadkach dane osobowe zawarte w dokumentach do tłumaczenia mogą być tymczasowo przetwarzane w kraju trzecim. Zapewniamy, że nawet w takich okolicznościach:

• stosowane są odpowiednie środki techniczne ochrony danych (szyfrowane połączenia, hasła, szyfrowane urządzenia)
• przetwarzanie odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego zlecenia
• dane nie są przechowywane lokalnie na urządzeniach w kraju trzecim dłużej niż to konieczne
• zastosowanie mają te same zasady poufności i bezpieczeństwa co przy pracy w UK

Jeśli chcesz, aby Twoje zlecenie było realizowane wyłącznie na terytorium UK lub EOG, poinformuj nas o tym przed złożeniem zamówienia.

W razie pytań dotyczących konkretnych mechanizmów przekazywania danych skontaktuj się z nami mailowo.

7. Okres przechowywania danych

• Dane kontaktowe i korespondencja – przez okres niezbędny do realizacji usługi, a następnie przez 3 lata od zakończenia współpracy (na wypadek ewentualnych roszczeń)
• Faktury i dokumenty finansowe – przez 6 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę (wymóg HMRC)
• Repertorium tłumacza przysięgłego – przez okres wymagany przepisami Ministerstwa Sprawiedliwości RP (bezterminowo jako część rejestru urzędowego)
• Dokumenty przesłane do tłumaczenia (skany) – przez czas realizacji zlecenia i do 2 lat po jego zakończeniu, chyba że Klient zażąda wcześniejszego usunięcia
• Dane cookies analitycznych – zgodnie z polityką cookies, maksymalnie 26 miesięcy

8. Twoje prawa (UK GDPR / RODO)

Przysługują Ci następujące prawa w zakresie ochrony danych osobowych:

• Prawo dostępu – możesz zażądać kopii swoich danych osobowych, które przetwarzamy
• Prawo do sprostowania – możesz zażądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia – możesz zażądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane (z zastrzeżeniem obowiązków prawnych)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach
• Prawo do przenoszenia danych – możesz zażądać przekazania danych w powszechnie używanym formacie
• Prawo do sprzeciwu – możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie administratora
• Prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania

Jak skorzystać z praw?

Wyślij wiadomość na adres: abc@stempelek.uk. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

Prawo do skargi

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

• UK: Information Commissioner's Office (ICO) – ico.org.uk
• Polska: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) – uodo.gov.pl
• EOG: Organ nadzorczy właściwy dla kraju Twojego zamieszkania

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych, w tym:

• Szyfrowana poczta e-mail (ProtonMail) dla korespondencji z klientami
• Szyfrowane połączenie HTTPS na stronie (certyfikat SSL)
• Dostęp do danych klientów wyłącznie przez upoważnione osoby
• Anonimizacja danych osobowych przed użyciem narzędzi AI
• Regularne aktualizacje oprogramowania i zabezpieczeń

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może skutkować ryzykiem dla Twoich praw i wolności, powiadomimy odpowiedni organ nadzorczy (ICO) w ciągu 72 godzin oraz Ciebie – bez zbędnej zwłoki.

10. Kontakt w sprawach prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez zaktualizowanie daty na górze strony. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem stempelek.co.uk/polityka-prywatnosci.html.